Notice
d'information
GESTION DU RECRUTEMMENT ET DE LA MOBILITE INTERNE SUR CETTE PLATEFORME
MENTION D’INFORMATION
Les informations (documents), que vous êtes susceptible de déposer sur cette plateforme, sont utilisées dans le cadre de vos candidatures. Elles doivent être exactes et constituer une représentation fidèle de votre expérience professionnelle. Vous pouvez à tout moment en modifier le contenu. Nous vous invitons à éviter de saisir des informations personnelles ou sensibles non pertinentes au regard du traitement.
Vos informations ne sont utilisées à aucune autre fin que la gestion de vos candidatures au sein du groupe AXA.
INFORMATION GENERALE SUR LA PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES
Ce document décrit la politique de protection des données personnelles mise en oeuvre sur cette plateforme. Dans la mesure où elle n’entre pas en conflit avec la règlementation locale, elle s’applique à tout l’ensemble du processus AXA de traitement de vos données personnelles.
RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNEES
Les entités suivantes agissent comme responsables conjoints du traitement des données dans le cadre du traitement de vos données personnelles (c'est-à-dire qu'ils déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement de vos informations) :
GIE AXA, groupement d'intérêt économique, de droit français, ayant son siège social au 23 Avenue Matignon, 75008 Paris, immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 333 491 066,
ET
L'entreprise AXA à laquelle vous postulez.
(Ces entités sont désignées ensemble, « AXA ».)
NOTICE D'INFORMATIONS DES ENTITES LOCALES
Lorsque vous êtes contacté par une entité locale d’AXA au sujet de votre candidature, le processus de recrutement est géré dans le respect des lois et réglementations locales applicables.
COORDONNEES DE CONTACT DES DPO
Le délégué à la protection des données (DPD ou DPO) de chaque entité locale peut être contacté par e-mail aux adresses ci-dessous :
- AXA Belgium: privacy@axa.be
- AXA GO: privacy.axaservices@axa.com
- AXA IM: dataprivacy@axa-im.com
- AXA Partners: Clp.fr.dataprivacy@partners.axa
- AXA XL: legalcompliance@axaxl.com
- AXA UK: ukgroupprivacy@axa-uk.co.uk; mail: The Data Protection Officer, AXA UK Plc, 20 Gracechurch Street, London EC3V 0BG
- GIE AXA : privacy@axa.com
- AXA Hong Kong: hk.dpo@axa.com.hk
COOKIES ET TRACEURS
Seuls les cookies techniques nécessaires pour vous délivrer le service attendu sont déposés automatiquement. Les autres cookies ne sont déposés qu’après avoir recueilli votre consentement. Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter notre politique de gestion des cookies sur le site ainsi que les notices de protection des données des entités mentionnées ci-dessus.
FINALITES, BASES LEGALES ET CATEGORIES DE DONNEES
Finalité n°1 : Gestion du processus de recrutement des candidats externes
- La base légale du traitement de vos données à caractère personnel légitimant cette finalité est l'exécution de mesures précontractuelles (art. 6. 1.b) RGPD).
- Données d'identification, telles que : prénom, nom, genre (M./Mme) (facultatif), photo (facultatif), date de naissance ou âge (peuvent être collectées sur votre CV), numéro de téléphone personnel, adresse e-mail personnelle, adresse personnelle, nationalité ;
- Données de la vie personnelle : situation familiale, loisirs (peuvent être collectées à partir de votre CV) ;
- Données professionnelles, telles que : centres d'intérêt, compétences (au moins un sujet) ou CV (fichier ou lien vers LinkedIn), email professionnel, intitulé de poste, lieu de travail, type de contrat (CDI ou CDD). Dans la limite strictement autorisée par la loi, des catégories particulières de Données Personnelles peuvent être traitées à partir de votre CV: Données de Santé, (informations concernant le handicap) conformément à l'article 9-2-b du RGPD.
Finalité n°2 : Gestion de la CVthèque et Gestion de l'envoi des annonces d'emploi (newsletter)
- La base légale du traitement de vos données personnelles légitimant cette finalité est le consentement (Art. 6 1.a) GDPR). Veuillez noter que vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Si vous décidez de le faire, vous ne recevrez plus d'offres d'emploi de la part des responsables du traitement. Le retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité du traitement précédemment effectué, ou de tout traitement pour lequel la base légale n'est pas le consentement. Vos données personnelles pourront être partagées avec les équipes de recrutement des entités AXA : 1) vous permettre d'avoir une bonne visibilité de vos applications et profils au sein de toutes les entités d'AXA et 2) pour leur permettre d'effectuer des analyses sur l'utilisation de la plateforme.
- Données d'identification, telles que : prénom, nom, genre (M./Mme) (facultatif), photo (facultatif), date de naissance ou âge (peuvent être collectées sur votre CV), numéro de téléphone personnel, adresse e-mail personnelle, adresse personnelle, nationalité ;
- Données de la vie personnelle: situation familiale, loisirs (peuvent être collectées à partir de votre CV) ;
- Données professionnelles, telles que : centres d'intérêt, compétences (au moins un sujet), CV (fichier ou lien vers LinkedIn).
Finalité n°3 : Gestion de la mobilité interne des collaborateurs d'AXA
- La base légale du traitement de vos données à caractère personnel légitimant cette finalité est l'exécution de mesures contractuelles (art. 6. 1.b) RGPD). Vos données personnelles seront partagées avec les équipes de recrutement d'AXA :
1) vous permettre d'avoir une bonne visibilité de vos applications et profils au sein de toutes les entités d'AXA et
2) pour leur permettre d'effectuer des analyses sur l'utilisation de la plateforme.
- Données d'identification, telles que : prénom, nom, genre (M./Mme) (facultatif), photo (facultatif), date de naissance ou âge (peuvent être collectées sur votre CV), numéro de téléphone personnel, adresse e-mail personnelle, adresse personnelle, nationalité ;
- Données de la vie personnelle : situation familiale, loisirs (peuvent être collectées à partir de votre CV) ;
- Données professionnelles, telles que : centres d'intérêt, compétences (au moins un sujet), CV (fichier ou lien vers LinkedIn), numéro d'employé, email professionnel, identifiant local, intitulé du poste, nom du manager, famille et sous-famille professionnelles, lieu de travail, unité commerciale, catégories d'affectation (termes locaux, affectation à court ou à long terme), type de contrat (CDI ou CDD), date d'ancienneté (date d'ancienneté du poste, date d'ancienneté de l'entité ou date d'ancienneté AXA), mobilité géographique (volonté de se relocaliser au niveau national/international), poste de direction, numéro de téléphone professionnel.
Finalité n°4 : Faire correspondre les profils des candidats aux postes (« le test de correspondance ») grâce à l'intelligence artificielle
- La base légale du traitement de vos données personnelles légitimant cette finalité est l'application de l'intérêt légitime (Art. 6 1.f) du RGPD). Ce traitement des données doit aider soit les entités AXA à trouver les candidats les plus adaptés à un poste, soit aider le candidat à trouver les meilleurs postes au sein d'AXA.
- Il s'agit de la correspondance entre les données de l'offre d'emploi et certaines données renseignées par le candidat qui sont les suivantes :
Compétences (mots clés) ;
Famille d'emplois (conformité, finances, sécurité, etc.) ;
Expériences - lieu de travail souhaité ;
Le type de contrat (CDD, CDI, stage, alternance).
Finalité n°5 : Administration de la plateforme (suivi de l'utilisation et du fonctionnement et gestion des tickets)
- La base légale du traitement de vos données personnelles légitimant cette finalité est l'application de l'intérêt légitime (Art. 6 1.f) du RGPD).
Les intérêts légitimes poursuivis par les responsables du traitement consistent en la nécessité de maintenir la plateforme pour permettre le recrutement et la fourniture de services supplémentaires aux candidats tout en respectant les principes de sécurité, de conformité et les évolutions techniques nécessaires.
- Toutes les données personnelles mentionnées dans la présente politique de confidentialité, à l'exception de l'authentification (mot de passe et passAXA) Journaux de sécurité, données de connexion à la plate-forme et adresse IP
Finalité n°6 : Référencement de candidats internes AXA
- La base légale du traitement de vos données personnelles légitimant cette finalité est l'application de l'intérêt légitime (Art. 6 1.f) du RGPD.
- Les intérêts légitimes poursuivis par les responsables de traitement consistent en la possibilité d'obtenir des recommandations de leurs collaborateurs sur des candidats internes potentiels et d'aider les recruteurs dans la présélection des candidats internes.
- Données d'identification, telles que : prénom, nom, adresse e-mail personnelle, numéro de téléphone personnel (facultatif) ;
- Données professionnelles : CV (facultatif), catégorie de poste, préférence dans le lieu de l'offre d'emploi (facultatif).
Finalité n°7 : Développement de l'expertise et des compétences des collaborateurs d'AXA (GIG)
- La base légale du traitement de vos données à caractère personnel légitimant cette finalité est l'application de l'intérêt légitime (Art. 6. 1.f) du RGPD. L'intérêt légitime poursuivi par les responsables de traitement consiste à permettre aux employés de développer une expertise et des compétences supplémentaires, ainsi qu'à utiliser les compétences des employés lorsque cela est nécessaire au sein du Groupe AXA.
- Données d'identification : Prénom, nom, genre, langue ;
- Données professionnelles : nombre d'années d'expérience, nom des employeurs ;
- Vie personnelle : compétences et intérêts (facultatif).
CARACTÈRE OBLIGATOIRE DE LA COLLECTE DES DONNÉES ET CONSÉQUENCES
Certaines informations demandées sont obligatoires afin que les responsables de traitement puissent traiter votre candidature ou vous adresser des offres d'emploi lorsque vous y consentez. Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires alors que les autres sont facultatifs.
Si vous ne fournissez pas ces informations obligatoires, vous ne pourrez pas être contacté par les recruteurs ni recevoir nos offres d'emploi le cas échéant.
COLLECTE DE DONNEES INDIRECTE
Lorsque vous êtes déjà un employé d’une entité AXA, votre profil est créé à partir des données disponibles dans la base de données des ressources humaines. Lorsque vous êtes un candidat externe, nous pouvons enrichir votre profil à partir de données collectées sur Linkedln.
SÉCURITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles. Ces mesures sont conçues pour garantir un niveau de sécurité suffisant au regard des risques associés conformément aux standards du groupe AXA. Pour de plus amples informations, merci de consulter les notices de protection des données des entités mentionnées ci-dessus. Vous trouverez plus d'informations dans les notices d’information sur la protection des Données Personnelles spécifiques à chaque pays, comme indiqué ci-dessus.
DESTINATAIRES ET TRANSFERTS EN DEHORS DE L'UE
Les responsables du traitement ne communiqueront vos données personnelles qu'aux seuls destinataires autorisés. En plus des destinataires qui peuvent être indiqués dans les notices d’information propres à chaque pays ci-dessus, ces les destinataires listés ci-dessous peuvent traiter des Données Personnelles vous concernant :
AXA Group Operations (France) en charge de l'intégration de la plateforme et de la gestion du support informatique ;
Entités locales d'AXA : personnes habilitées impliquées dans le processus de recrutement telles que les ressources humaines (recruteurs uniquement), le(s) responsable(s) impliqué(s) dans votre processus de recrutement ;
AXA Group Operations (Portugal), sous-traitant d'AXA Group Operations et en charge du traitement des demandes d'exercice des droits ;
iCIMS (Etats-Unis, Royaume-Uni, Allemagne, Irlande) et ses sous-traitants, en charge de l’implémentation, de l’utilisation et de la maintenance de la plateforme ;
LinkedIn Recruiter System Connect (« LinkedIn RSC ») ;
Autres sous-traitants dépendant des entités locales d'AXA (cf. les notices d’information locales d'AXA ci-dessus).
Pour les pays ou juridictions qui n'offrent pas un niveau de protection adéquat, les responsables du traitement des données fournissent des garanties pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles et encadrent ce transfert soit :
Par des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou similaires lorsque la réglementation locale le permet (par exemple, Accord international de transfert de données au Royaume-Uni),
lorsque vos données personnelles sont transférées à d'autres entités du Groupe AXA, conformément aux règles d'entreprise contraignantes du Groupe (disponibles via le lien suivant - section En savoir plus : https://www.axa.com/fr/a-propos-d-axa/nos-engagements). Les présentes règles d'entreprise contraignantes s'appliquent aux relations entre les entités, y compris celles situées dans des pays qui n'offrent pas un niveau de protection adéquat.
DUREE DE CONSERVATION DES DONNÉES
Aux fins 1) concernant la gestion du processus de recrutement de candidats externes, 2) concernant la constitution d'une CV-thèque et l'envoi d'offres d'emploi, 4) concernant la fourniture du test de correspondance, la finalité n°5) relative à l'administration de la plateforme et 6) concernant la référence de candidats internes, la durée de conservation des données dépendra généralement du pays de l'entité AXA à laquelle vous postulez. Veuillez-vous référer à l'annexe ci-dessous en fonction de votre pays.
Aux fins 1) concernant la gestion du processus de recrutement de candidats externes, la période de conservation est de 30 jours après la clôture de l'annonce d'emploi dans la base de données active, sauf si vous nous donnez votre consentement explicite pour la conserver, pour d'éventuelles opportunités d'emploi futures 2) concernant la constitution d'une CV-thèque et l'envoi d'offres d'emploi, La durée de conservation des données est de 6 mois après votre consentement en base de données active.
Pour les finalités 3) concernant le recrutement interne, et 7) concernant les GIG, vos données seront conservées pendant toute la durée de votre contrat de travail.
Il y a un traitement restreint des données (archivage des données) avant la purge de vos données. Ce traitement restreint des données est strictement nécessaire à des fins de preuve en cas de litige.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Le cas échéant, conformément à la législation locale sur la confidentialité des données et au RGPD, vous avez le droit de :
accéder à vos données personnelles ;
rectifier vos données personnelles ;
demander l'effacement de vos données personnelles, sauf si le traitement est fondé sur le respect d'une obligation légale des responsables de traitement ;
demander à obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, sauf si vous avez donné votre consentement, si vos données sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, si vos données sont nécessaires à la protection des droits d'une autre personne physique ou morale ou si l'utilisation de vos données est justifiée par des raisons importantes d'intérêt public de l'Union ou d'un État membre ;
demander la portabilité de vos données personnelles, lorsque vos données personnelles sont traitées automatiquement sur la base de votre consentement ou de l'exécution d'un contrat vous liant aux responsables de traitement ;
décider du sort de vos données personnelles après votre décès (droit français uniquement).
Pour les traitements ayant pour finalité n°4) Mise à disposition du test de correspondance, n°5) Administration de la plateforme, finalité n°6) Référencement de candidats internes et finalité n°7) Développement de l'expertise et des compétences des collaborateurs d'AXA (GIG), vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière.
Pour le traitement avec finalité n°2) Gestion de la CV-thèque et de l'envoi d'offres d'emploi, veuillez noter que vous pouvez modifier votre type de consentement à tout moment.
Si vous décidez de le faire, vous ne recevrez plus d'informations sur les nouvelles offres d’emploi. Le retrait de votre consentement n'affecte pas la légalité du traitement précédemment effectué.
Pour contacter le DPO ou exercer vos droits, les coordonnées sont les suivantes :
Pour le GIE AXA, les coordonnées sont les suivantes :
23 avenue Matignon, 75008, Paris
Pour les entités locales d'AXA : veuillez vous référer aux coordonnées fournies dans les notices d’information locales ci-dessus ou à l'entité qui vous emploie.
Il se peut que des informations vous soient demandées pour confirmer votre identité et/ou pour aider la Société à localiser les données que vous recherchez dans le cadre de notre réponse à votre demande.
LE DROIT D'INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS D'UNE AUTORITÉ DE CONTRÔLE
Vous pouvez à tout moment saisir une autorité de contrôle compétente, en particulier dans l'Etat membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où vous pensez qu’un manquement à vos droits s'est produit (ou de toute préoccupation concernant la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées). En France, l’autorité de protection des données à caractère personnel est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, ou « CNIL » – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 paris cedex 07.
MISES À JOUR DE CETTE NOTICE D’INFORMATION
En réponse à des changements juridiques, techniques ou commerciaux, cette notice peut faire l’objet d’une mise à jour. Nous prendrons alors les mesures appropriées pour vous en informer, notamment au regard de l'importance de ces changements. Vous serez toujours sollicité pour des modifications dont la règlementation requiert votre consentement.
Cette notice d’information a été mis à jour pour la dernière fois le 31 mars 2025.